Легалізація документів

Працевлаштування, укладання шлюбу, здобуття наступного рівня освіти та реалізація інших прав іноземців за кордоном неможливі без офіційних свідоцтв, виписок і посвідчень, отриманих у країни їхнього походження. Кожна держава встановлює свої форми та правила видавання документів, тому для можливості використов.

Що таке легалізація документів

Усі документи можуть використовуватися на території країни, органи якої їх склали та видали, але вони втрачають чинність за її межами (за загальним правилом). Легалізація — це формальна процедура підтвердження того, що свідоцтво, рішення або сертифікат був отриманий у компетентній державній інституції згідно з установленим законом порядком. Такий документ буде визнаватися офіційними органами іншої держави як чинний.

Найчастіше потребується легалізація свідоцтв про освіту (дипломів, атестатів) і цивільний стан (шлюб, розлучення, родинні стосунки), довіреностей, заповітів, рішень суду та слідчих органів, виписок із реєстрів власників, підприємців та юридичних осіб, ліцензій, сертифікатів, нотаріальних договорів.

Водночас у більшості країн світу не вимагається підтвердження чинності:

паспортів, водійських посвідчень, членських квитків, військово-облікових, пенсійних і трудових книжок, а також інших документів, де наявна фотографія власника;
листування, зокрема корпоративного;
кадрової документації та характеристик особистості;
господарських договорів, що не підлягають нотаріальній реєстрації;
банківських, бухгалтерських, митних, податкових довідок;
дозволів на носіння зброї;
законодавчих, нормативних актів і роз’яснень до них;
технічної документації.

Варто враховувати, що деякі країни (наприклад, Грузія, Північна Македонія) частину з вищевказаних документів без легалізації не визнають, тому попередньо потрібно уточнювати вимоги конкретної держави.

Коли потрібна легалізація документів

Легалізація спрямована на засвідчення справжності підписів, печаток суб’єкта, що видав документ, та його повноважень щодо цього. Процедура є обов’язковою в усіх ситуаціях, окрім наступних:

Наявність апостилю (дозволено у деяких країнах)

Україна є учасницею Гаазької конвенції, укладеної між 124 державами, які домовились визнавати документи одна одної за спрощеною процедурою — шляхом проставлення штампа апостилю.

Використання у країні, з якою Україна уклала двосторонній договір про їх визнання

Наприклад, такі угоди про чинність дипломів про освіту підписано державою з Румунією, Угорщиною, Польщею, Францією, Молдовою, Естонією та деякими іншими країнами.

Використання між собою державами-учасниками Мінської конвенції

Разом з Україною до таких належать Азербайджан, Вірменія, Грузія, Казахстан, Молдова та деякі інші країни.

Для всіх інших документів, зокрема необхідних для встановлення відносин в інших країнах (наприклад, ОАЕ, Саудівській Аравії, Катарі, Канаді, Єгипті), легалізація потрібна.

Найчастіше громадяни України звертаються до наших спеціалістів задля підтвердження складу сім’ї, рівнів освіти та спеціальності, статусу інваліда, що надає право на отримання посвідки на проживання в іншій державі, а в окремих випадках — і пільг. Розповсюдженими причинами проведення легалізації документів також є укладання шлюбу з іноземним громадянином, набуття спадщини за кордоном, участь у наукових проєктах тощо.

Сертифікати, виписки з реєстрів юридичних осіб і майнових прав, правовстановлювальні документи потрібно засвідчувати, якщо за кордоном особа планує започаткувати бізнес, укласти господарські угоди, отримати грант. Легалізація судових рішень та експертних висновків допомагає набути їм чинності для розгляду суперечок у комерційних арбітражах, зокрема з органами контролю.

Порядок легалізації документів

Поетапна процедура легалізації передбачає:

Виготовлення нотаріальної копії документів та їх завірення.

Здійснення
нотаріального
перекладу.

Проставлення штампів в Міністерстві юстиції та Міністерстві закордонних справ України.

Засвідчення печаткою документів у дипломатичній установі, де планується їх використання.

Останній етап потребує звернення до іноземного консульства, тому легалізація в Україні має назву консульської. Тривалість обробки документа в кожній установі становить від 2 до 10 днів.

Особливості консульської легалізації

Особливості проведення процедури:

документ на легалізацію подається особисто власником або іншою особою за нотаріальною довіреністю;
спосіб і місце проставлення міністерських штампів залежить від типу документа, який треба засвідчити;
для легалізації диплома про вищу освіту потрібна довідка з архіву навчального закладу, що його видав;
Італія та Іспанія вимагають нотаріального перекладу документів із апостилем, проставленим у присяжного перекладача у консульстві;
свідоцтва про цивільний стан, видані до 1991 року, необхідно замінити копіями нового зразка для можливості їх підтвердження;
легалізація для юридичної особи вимагає супровідного листа керівника з відомостями про уповноваженого подавати їх замовника;
документи, складені та видані на території інших держав, легалізуються українськими консульствами, які там діють.

Легалізація потребує знання процедури та законодавства обраної країни, а також певних сил і часу, проте її можна пришвидшити, доручивши виконання нашим спеціалістам. Фахівці компанії відпрацювали надійні механізми взаємодії з міністерськими, консульськими установами та спроможні подолати бюрократичні перешкоди.

Отримати зворотній
зв’язок від юриста